Videoconferência: saiba como acelerar a produtividade da sua empresa

A era digital veio para ficar e, hoje, a videoconferência é uma ferramenta indispensável nas empresas. Num mercado cada vez mais global, investir num sistema de videoconferência é fundamental para manter a competitividade, melhorar a produtividade e estabelecer uma comunicação eficaz entre as equipas, clientes e parceiros a partir de qualquer parte do mundo.

Os sistemas de videoconferência são uma mais-valia para as empresas e, à medida que a tecnologia evolui, é possível tirar cada vez mais partido desta solução.

Neste artigo, vai ficar a saber como explorar as potencialidades da tecnologia de videoconferência para que a sua empresa alcance uma comunicação de excelência, bem como para conseguir uma maior eficiência operacional.

Por que investir num sistema de videoconferência?

Um sistema de videoconferência é muito mais do que uma ferramenta de comunicação. É uma solução estratégica que ajuda as empresas a trabalhar de forma mais eficiente e ágil.

Entre as principais vantagens do sistema de videoconferência, destacam-se:

Redução de custos

Uma das grandes vantagens da implementação de um sistema de videoconferência é a redução de custos relacionados com deslocações e estadias para reuniões presenciais. Além de ter um impacto direto no orçamento da empresa, evitar viagens também permite que a equipa ganhe tempo para se dedicar a outro tipo de tarefas que trazem mais valor à empresa.

Aumento de produtividade

Com as reuniões virtuais, os colaboradores podem conectar-se de forma mais rápida e eficiente, onde quer que se encontrem. As funcionalidades de um sistema de videoconferência, como partilha de ecrã, gravação de reuniões ou a possibilidade de anotações, garantem uma maior interação entre todos os participantes em tempo real, reduzindo os tempos de resposta que podem ser mais demorados noutros contextos.

Maior flexibilidade e agilidade

Com esta facilidade em conectar todos os participantes de forma simples e rápida, a empresa ganha uma maior capacidade de resposta, o que lhe confere uma vantagem competitiva.

Em negócios onde existe um serviço de atendimento ao cliente, a facilidade de comunicação também garante um atendimento de excelência e uma maior proximidade com os clientes.

Apoio na gestão de crises

A rapidez das tomadas de decisões são cruciais em cenários de gestão de crise. E o sistema de videoconferência permite que as equipas se reúnam no imediato, para definir planos de ação e coordenar esforços. Mais uma vez, a empresa ganha uma maior capacidade de resposta, o que facilita uma tomada de decisão mais segura e assertiva.

Como escolher o sistema de videoconferência ideal para a sua empresa?

Encontrar o sistema de videoconferência ideal para as necessidades da sua empresa é essencial para que todos beneficiem e tirem o máximo proveito desta solução.

Para isso, aconselhamos que tenha em conta os 4 pontos:

Escolha um parceiro de referência

Este é mesmo o primeiro e mais importante passo para encontrar a solução de videoconferência ideal para a sua empresa. Escolha um parceiro que compreenda as necessidades do seu negócio e que disponibilize soluções personalizáveis, pois isso fará toda a diferença a longo prazo.

Além disso, a escolha do parceiro certo também lhe assegura todo o apoio necessário na fase de transição para esta tecnologia, bem como o suporte técnico adequado ao longo do tempo.

Avalie as necessidades da empresa

Identifique quais as reais necessidades da sua empresa naquele momento. Que tipo de reuniões pretende fazer? Com que frequência? Tem uma ideia do número médio de participantes? Que funcionalidades considera indispensáveis? Que espaço disponho para a correta implementação da solução?

Nesta fase, o seu parceiro/fornecedor poderá ajudar a esclarecer estas questões e dar a orientação necessária para identificar qual a melhor solução para os requisitos definidos.

Analise a facilidade de utilização da solução

Um sistema de videoconferência deve ser intuitivo e permitir que qualquer membro da equipa consiga configurar uma reunião sem dificuldades. Esta facilidade de configuração é essencial para evitar atrasos ou constrangimentos.

Certifique-se que tem suporte técnico disponível

Nada lhe traz mais segurança do que saber que tem um suporte técnico adequado sempre que precisar. Seja para pequenas dificuldades no dia a dia, ou para questões técnicas mais complexas, ter um parceiro que lhe garante uma resolução rápida de problemas é essencial.

Quais as melhores ferramentas para otimizar um sistema de videoconferência?

Se quer melhorar e otimizar a experiência de comunicação através de um sistema de videoconferência, existem algumas ferramentas que deve considerar:

• Ecrã interativo: incluir um ecrã interativo no seu sistema de videoconferência é obrigatório. Os ecrãs interativos são o pilar essencial de qualquer solução de videoconferência. Com uma interface intuitiva, display de alta resolução e a possibilidade de integração de várias funcionalidades, o ecrã interativo é a solução perfeita para reuniões mais dinâmicas e produtivas;

• Interface matriz de áudio e vídeo (ou Mini Régie): esta é a solução ideal para reuniões que exigem a gestão de diversos fluxos de áudio e vídeo, pois permite alternar entre diferentes fontes de media;

• Microfone de mão ou Catchbox: essencial para reuniões onde a interação entre os participantes é constante. Permite que o orador passe o microfone com facilidade de pessoa para pessoa, mantendo a comunicação ativa ao longo de toda a reunião;

• Speakerphone de expansão: para a expansão do sistema de áudio, o que assegura que todos na sala são ouvidos sem dificuldade;

• Câmara com tecnologia de seguimento automático: ideal para uma transmissão de vídeo com alta qualidade, esta câmara ajusta o enquadramento do orador, acompanhando todos os seus movimentos;

• Soundbar: um equipamento de som que transmite todos os detalhes de uma conversa ou até mesmo do aúdio de um vídeo. Quando combinada com uma câmara de alta definição, oferece aos participantes uma experiência imersiva e mais envolvente;

• Mini computador: se quer garantir que o seu sistema de videoconferência funciona sem falhas, pode optar por associar um mini computador. Um dispositivo que garante a execução rápida e eficiente da videoconferência, para além da integração das principais aplicações para o efeito;

• Suporte móvel para ecrãs interativos: este suporte facilita a mobilidade dos ecrãs interativos, o que traz alguma flexibilidade à disposição do espaço na sala de reuniões e do sistema de videoconferência.

Quer levar a produtividade da sua empresa ao próximo nível com o sistema de videoconferência?

Investir num sistema de videoconferência é apostar na transformação da comunicação e da produtividade da sua empresa. Com a tecnologia certa, pode simplificar as reuniões, dar um boost de eficiência nas operações e aproximar as equipas, parceiros e clientes, seja qual for a sua localização.

Na Wingsys, disponibilizamos todas as ferramentas que precisa para dar este passo. Fale connosco para encontrar o sistema de videoconferência ideal para impulsionar a produtividade e conectar a sua equipa, em qualquer lugar.

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